QUY TRÌNH KIỂM ĐỊNH HÀI QUAN THEO QUYẾT ĐỊNH 2169/QĐ-CHQ: THỐNG NHẤT VÀ CHUẨN HÓA TOÀN QUỐC

Ngày 31 tháng 12 năm 2025, Cục trưởng Cục Hải quan đã ban hành Quyết định số 2169/QĐ-CHQ về việc thiết lập quy trình phân tích, phân loại hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu và kiểm tra, đánh giá tiêu chí kỹ thuật bằng máy móc, trang thiết bị. Có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2026, văn bản này thay thế các quy định cũ nhằm mục tiêu minh bạch hóa và nâng cao hiệu quả công tác kiểm định hải quan.

1. Tổng quan và Phạm vi Áp dụng

Quy định mới tập trung vào việc ban hành quy trình chuẩn để thực hiện công tác phân tích phân loại, kiểm tra kỹ thuật hàng hóa XNK thông qua hệ thống máy móc của cơ quan Kiểm định hải quan.

Đối tượng áp dụng:

• Cơ quan hải quan thực hiện việc lấy mẫu gửi phân tích, giám định.

• Các Chi cục Kiểm định hải quan và Đội Kiểm định hải quan trực thuộc.

• Người khai hải quan có yêu cầu phân tích phân loại hoặc đánh giá tiêu chí kỹ thuật.

Nguyên tắc thực hiện cốt lõi:

• Việc lựa chọn lô hàng lấy mẫu dựa trên mức độ rủi ro và thông tin nghiệp vụ thu thập được.

• Thực hiện phân tích đối với hàng hóa thuộc Danh mục kiểm tra hoặc hàng hóa cần xác định mã số, bản chất theo yêu cầu của các bên liên quan.

• Đảm bảo tuyệt đối các nguyên tắc: Khách quan, khoa học, chính xác và minh bạch.

2. Các Điểm Cải Cách Trọng Tâm

Quy trình mới đưa vào 4 thay đổi mang tính hệ thống:

• Chuẩn hóa Quy trình Toàn diện: Định nghĩa rõ ràng từng bước từ lựa chọn lô hàng, lấy mẫu, lập hồ sơ đến xử lý sau kết quả.

• Mô hình Chuyên viên Kép: Áp dụng cơ chế kiểm soát chéo giữa “Chuyên viên 1” (phân tích) và “Chuyên viên 2” (rà soát) trước khi trình lãnh đạo phê duyệt.

• Tích hợp Công nghệ Thông tin: Sử dụng đồng bộ hệ thống CustomsLab, MHS và CCES trong việc quản lý hồ sơ và ban hành kết quả.

• Quy định về Mobilab: Thiết lập khung pháp lý vận hành Trạm Kiểm định Di động để kiểm tra hàng hóa ngay tại hiện trường.

3. Quy Trình Chi Tiết Các Bước Thực Hiện

Bước 1: Lấy mẫu và Lập hồ sơ yêu cầu

• Kỹ thuật lấy mẫu: Phải tuân thủ Nghị định 08/2015/NĐ-CP, Thông tư 121/2025/TT-BTC và Thông tư 14/2015/TT-BTC. Chi tiết kỹ thuật lấy mẫu cho từng loại hàng (hóa chất, thực phẩm, kim loại…) được quy định tại Phụ lục I.

• Thành phần hồ sơ: Bao gồm Phiếu yêu cầu (mẫu 01/PGTL/2025), tài liệu kỹ thuật/catalogue, chứng nhận chất lượng (nếu có) và mẫu hàng hóa phải được niêm phong đúng quy định.

Bước 2: Tiếp nhận và Xử lý sơ bộ hồ sơ

• Chuyên viên tiếp nhận kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ, tình trạng bao bì và niêm phong hải quan.

• Xử lý lỗi hồ sơ: Nếu hồ sơ thiếu, chuyên viên ban hành văn bản trả lời (mẫu 03) hoặc yêu cầu bổ sung (mẫu 02).

• Thời hạn: Người khai có 05 ngày làm việc để bổ sung chứng từ, quá thời hạn hồ sơ sẽ bị từ chối.

Bước 3: Thực hiện phân tích và Rà soát kết quả

Đây là giai đoạn áp dụng mô hình hai chuyên viên để kiểm soát chất lượng:

• Vai trò Chuyên viên 1: Nghiên cứu hồ sơ, chuẩn bị thiết bị/hóa chất, thực hiện phân tích và lập Biên bản phân tích phân loại (mẫu 05). Dự thảo Thông báo kết quả hoặc Phiếu ghi kết quả.

• Vai trò Chuyên viên 2: Tiếp nhận hồ sơ từ Chuyên viên 1, rà soát tính chính xác và phù hợp của kết quả phân tích. Trường hợp cần làm rõ, phải ghi rõ lý do vào Biên bản và chuyển lại cho Chuyên viên 1.

• Phê duyệt: Lãnh đạo Đội Kiểm định xem xét và ký duyệt sau khi hai chuyên viên đã thống nhất.

Bước 4: Ban hành và Quản lý kết quả

Thời hạn ban hành Thông báo kết quả:

• Không qua giám định, thử nghiệm: Tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

• Trường hợp phức tạp: Có thể kéo dài nhưng không quá 10 ngày làm việc.

• Trường hợp qua giám định, thử nghiệm: Tối đa 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả giám định từ bên thứ ba.

4. Các Quy Trình Đặc Thù và Xử Lý Phát Sinh

Xử lý bất đồng và Khiếu nại

• Nếu người khai hải quan không đồng ý với kết quả: Đội Kiểm định sẽ trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do.

• Trưng cầu giám định: Có thể thực hiện tại tổ chức giám định thứ ba theo Điều 13 để đảm bảo tính khách quan. Kết quả này là cơ sở để xử lý cuối cùng.

• Giải quyết khiếu nại: Thực hiện theo quy định của Luật Khiếu nại.

Hoạt động của Trạm Kiểm định Di động (Mobilab)

• Mục đích: Phân tích, kiểm tra ngay tại hiện trường theo kế hoạch hoặc đề nghị của các đơn vị nghiệp vụ.

• Yêu cầu hạ tầng: Vị trí đặt trạm phải an toàn, nguồn điện ổn định (380V/3F hoặc 220V/1pha), đảm bảo phòng cháy chữa cháy.

• Thời hạn: Kết quả tại Mobilab được ban hành trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận mẫu.

Quản lý mẫu sau phân tích

• Lưu mẫu: Thời hạn lưu tại kho là 120 ngày kể từ ngày ban hành thông báo kết quả.

• Trả mẫu: Lập biên bản trả lại cho người khai hải quan theo Điều 24.

• Hủy mẫu: Sau khi hết hạn lưu, tiến hành hủy mẫu theo quy trình, đặc biệt nghiêm ngặt với hàng hóa nguy hiểm, dễ cháy nổ.

5. Phân Định Trách Nhiệm

• Người khai hải quan: Chịu trách nhiệm về tính trung thực, hợp lệ của hồ sơ và mẫu hàng cung cấp.

• Đơn vị yêu cầu phân tích: Chịu trách nhiệm về việc lấy mẫu và phối hợp giải quyết vướng mắc.

• Chi cục/Đội Kiểm định Hải quan: Chịu trách nhiệm toàn diện về tính chính xác của kết quả và thời hạn thực hiện.

• Cục Hải quan tỉnh, thành phố: Chỉ đạo phối hợp và xử lý các sai sót cấp đơn vị.

• Ban Cải cách hiện đại hóa, Ban Quản lý rủi ro: Duy trì hệ thống CNTT và cung cấp thông tin rủi ro phục vụ lấy mẫu.

6. Danh Mục Biểu Mẫu Thống Nhất

Toàn bộ quy trình được chuẩn hóa qua hệ thống mẫu biểu tại Phụ lục II, bao gồm:

• 01/PGTL/2025: Phiếu yêu cầu phân tích.

• 02/BSHSPT/2025: Văn bản yêu cầu bổ sung chứng từ.

• 05/BBPTPL/2025: Biên bản phân tích phân loại.

• 08/PKQPT-MSĐX/2025: Phiếu kết quả phân tích kèm mã số đề xuất.

• 11/QĐHM-BBHM/2025: Quyết định và biên bản hủy mẫu.

• 18/Mobilab-ĐVYC/2025: Văn bản đề nghị điều động Mobilab.